Смолигівська громада

Волинська область, Луцький район

Інструкція з діловодства в сільській раді

                                                                                                                      ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                              розпорядженням сільського голови                              

                                                                                                              № 6 від 10.01.2017 року

                     Інструкція з діловодства у Смолигівській сільській раді

 1.1. Інструкція з діловодства у Смолигівській сільській раді (далі – Інструкція) розроблена на виконання положень Конституції, законів України, інших нормативно-правових актів, що встановлюють порядок організації та діяльності органів влади, з урахуванням вимог Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. №1242, та державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.       

1.2.Інструкція встановлює загальні правила документування управлінської  діяльності  сільської  ради, її виконавчого комітету і регламентуєпорядок  роботи  з  документами  з  моменту   їх   створення   або надходження до відправлення або передачі в архів.

1.3. Порядок ведення  діловодства за зверненнями  громадян визначається в відповідності до чинного законодавства.

1.4. Порядок ведення  діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

1.5. Відповідальність за організацію діловодства  в сільській раді несе голова сільської ради.

1.6. Ведення діловодства в сільській раді відповідно до вимог цієї Інструкції покладається на секретаря сільської ради .

1.7. Сільський голова зобов'язаний:

- забезпечувати дотримання  строків  виконання завдань, визначених законами України,  постановами Верховної Ради України, актами Президента України,  рішеннями Кабінету Міністрів  України, дорученнями Прем'єр-міністра  України,  строків,  установлених для вирішення питань,  що порушені в листах Президента України, Голови Верховної  Ради  України  та  його  заступників,  голів  комітетів Верховної   Ради   України і депутатських фракцій, Голови Конституційного  Суду  України,  Голови Верховного Суду України та голів вищих спеціалізованих судів, Генерального прокурора України, а  також  строків  виконання  інших  документів,  що  надходять до сільської ради;

-вживати  необхідних  заходів до скорочення  службового листування;

-не допускати вимагання від установ, організацій, що належать до сфери управління сільської ради різних   відомостей, звітів, зведень та  інших, не передбачених  нормативно-правовими  актами документів,   яке не викликане необхідністю;

-забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в сільській раді та підрозділах виконавчого комітету;

-всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних  процесів,  вживати  необхідних  заходів  до  оснащення ради та її виконавчого комітету сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

-забезпечувати організацію навчання секретаря з метою підвищення кваліфікації;

-здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в сільській раді та її виконавчому комітеті вимог щодо складання, оформлення документів і  організації діловодних  процесів,  передбачених  державними   стандартами   на організаційно-розпорядчу документацію  та цією Інструкцією.

   1.8. У разі  звільнення  працівників, а також  у  разі їх відпустки,  відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою секретаря сільської ради передаються особам, які їх заміщають, з відміткою в реєстраційно-контрольних картках.

1.9. Ведення діловодства в сільській раді здійснюється державною мовою.

                            2. Документування управлінської діяльності.

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами  на  паперових  або  магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

2.2. Підставою для створення документів в сільській раді є необхідність засвідчення наявності та змісту  управлінських  дій, передавання, зберігання  і  використання  інформації протягом певного часу або постійно.

 2.3. У сільській раді визначається конкретний комплекс документів,  передбачений  номенклатурою справ  та  необхідний і достатній для документування її діяльності.

 2.4. Управлінська  діяльність сільської ради здійснюється   шляхом видання розпорядчих документів.

2.5. Видання розпорядчих документів сільської ради визначається законами України «Про місцеве самоврядування в Україні» та «Про службу в органах місцевого самоврядування», а також Статутом територіальної громади .

2.6. Документи,  що   видаються   на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування   цих  документів,   дат,   номерів і заголовків.

2.7. Хід  обговорення  питань  і  рішення,  що  приймаються на сесіях сільської, ради, зборах, засіданнях, нарадах фіксуються в протоколах.

2.8. Рішення сесій сільської ради доводяться до виконавців  шляхом надсилання їм рішень.

2.9. Рішення зборів територіальної громади  провадяться в життя розпорядженнями сільського голови.

2.10.Сільська  рада під час  здійснення  оперативних  зв'язків  з іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

2.11.Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону або електронній пошті.

3. Приймання, розгляд і реєстрація документів

  3.1. Приймання  документів

 3.1.1.Всі документи, що надходять до сільської  ради, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються секретарем .  У разі  надходження документів у неробочий час  вони приймаються черговим працівником.

 3.1.2. Секретарем розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто".

3.1.3. У разі пошкодження конверта  робиться  відмітка  у  поштовому реєстрі.

3.1.4. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі,  коли лише  за  конвертом  можна  встановити адресу  відправника, час відправлення  та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

3.1.5. Неправильно оформлені  (не підписані,  не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою  документи  повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

3.2. Попередній розгляд документів

 3.2.1. Всі документи, що надійшли до сільської ради підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

3.2.2. Попередній розгляд документів здійснюється секретарем  для визначення необхідності  реєстрації документів, а також встановлення  термінів виконання  документів,  які передаються безпосереднім виконавцям.

3.2.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження  їх  у неробочий   час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

3.2.4. Сільському голові відразу після реєстрації передаються акти законодавства, доручення Прем'єр-міністра України, запити  і  звернення  народних  депутатів  України, інша кореспонденція,  що надходить від органів вищого рівня, в папці з грифом  "Невідкладно".

3.2.5. Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади,  рішення органів місцевого самоврядування, а  також найважливіші  документи, які містять  інформацію  з  принципових  питань  діяльності сільської ради і потребують вирішення сільським головою, розглядаються першочергово. Інші документи  передаються  до  структурних  підрозділів   і виконавцям.

3.3. Реєстрація документів .

3.3.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження  документа  шляхом проставлення на ньому умовного позначення  -  реєстраційного  індексу  з  подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

3.3.2. Місце реєстрації документів визначається  в цій Інструкції, до якої додається  затверджений  сільським головою перелік документів, що не  підлягають  реєстрації.

3.3.3. Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації, наведено у додатку 1.

3.3.4. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі,  планові, звітні,  обліково-статистичні,  бухгалтерські, фінансові тощо), як ті,  що створюються і використовуються в раді,  так і  ті,  що надходять від інших установ і громадян.

3.3.5. Реєстрації підлягають як рукописні документи, так і створені за допомогою ПК.

3.3.6. Документи реєструються в межах груп залежно від  назви, виду,  автора  і  змісту.  Наприклад,  окремо  реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України,  розпорядження сільського голови з основної діяльності; про прийняття,  переведення,  звільнення, заохочення, сумісництво  працівників;  про надання відпусток; про накладення стягнення на   працівника, відрядження працівників, з  адміністративно-господарських  питань;  рішення  сесії сільської, ради, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

 3.3.7. Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс,  який складається з порядкового номера в межах групи документів,  що реєструються, і доповнюється індексами з  номенклатурою справ, питаннями  діяльності, кореспондентами тощо.

3.3.8. Для реєстрації всіх документів застосовується журнальна форма реєстрації документів.

3.3.9. Закони України,  постанови  Верховної Ради України, акти  Президента  України, рішення  Кабінету  Міністрів  України, доручення  Прем'єр-міністра України, а також інші документи в міру можливості реєструються в автоматизованому режимі.  Запис здійснюється шляхом прямого введення    з   документа   встановленого   обов'язкового   складу реквізитів: назва виду  документа;  автор  (кореспондент); дата документа;  індекс документа (дата та індекс надходження документа -  для  тих,  що  надійшли); заголовок документа або його короткий зміст: резолюція  (виконавець,  зміст  доручення,  автор,  дата); відповідальний   виконавець; термін виконання;  позначка про виконання (короткий  запис  вирішення  питання,  дата  фактичного виконання  та  індекс  документа  -  відповіді). 

3.3.10. Склад обов'язкових  реквізитів  у  разі  потреби  може   бути доповнений такими відомостями:  виконавці,  розписка виконавця про одержання  документа,  хід  виконання,   додатки   тощо.   Порядок розміщення реквізитів може визначатися самою селищною радою.

4. Складання та оформлення службових документів

 4.1Складання документів

    4.1.1. Для складання службових документів в сільській раді повинен використовуватися папір форматів АЗ (297 х 420 мм),  А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).

 4.1.2. Складання документів  на   папері   довільного   формату   не дозволяється.

 4.1.3. Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках сільської ради. Бланки  виготовляються  згідно  з  вимогами державних  стандартів з обов'язковим додержанням таких правил:

  • встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих  документів. 
  • виготовлення  бланків  конкретних   видів документів  допускається,  якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;
  • бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення  реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково  віддалені  від  меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;
  • бланки повинні виготовлятися друкарським способом  на  білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;
  • бланки документів повинні мати такі поля: ліве - 30 міліметрів; верхнє та нижнє - 20  міліметрів; праве -  10 міліметрів.

4.1.4. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.

 4.1.5. Як правило,  тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох  частин. У першій зазначається підстава або обгрунтування для складання  документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

  4.1.6. В окремих  випадках  текст документа  може містити лише одну резолютивну частину,  наприклад:  розпорядження  - розпорядчу  частину  без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

4.1.7. Відповідальність  за  зміст,  рівень підготовки  та належне оформлення документів покладається:

  • таких, що  розробляються  на  виконання  завдань,  визначених законами України, постановами Верховної Ради України,  актами Президента України, рішеннями  Кабінету  Міністрів  України  та дорученнями  Прем'єр-міністра  України- на сільського голову та  секретаря сільської ради.

4.1.8. Відповідальність за   зміст,  рівень  підготовки  та  належне оформлення  документа,  що  візується  кількома  особами,   несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

4.2. Оформлення документів

 4.2.1. Службовий документ, що складається в сільській  раді, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний  порядок їх  розміщення найменування установи - автора документа,  код установи,  код  форми  документа,   назва   виду   документа   (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис,  візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

 4.2.2. Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р.  N  493 "Про  державну реєстрацію нормативних актів міністерств та  інших органів державної виконавчої  влади"  заносяться  до  державного  реєстру, повинні  мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження  вільне  місце  (6х10)  для   запису про державну реєстрацію .

4.2.3. Назва виду документа (розпорядження,  рішення тощо) зазначається на бланку друкарським способом.

4.2.4. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися  за  допомогою  віддієслівного  іменника і відповідати на питання "про що?", "чого?".  Наприклад: розпорядження  (про що?) про створення установи; протокол (чого?) сесії сільської ради.

 4.2.5. Текст документа,   надрукований   на   папері   формату   А5,  дозволяється подавати без заголовка.

4.2.6. Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

4.3. Датування документів

4.3.1. Всі службові документи підлягають датуванн

 4.3.2. Датою документа є дата його  підписання;  для  документа,  що приймається  сесією  ради, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

 4.3.3. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що  є  в тексті,  повинні оформлятися цифровим способом.  Елементи дати наводяться трьома  парами  арабських  цифр  в  один  рядок  у послідовності:  число,  місяць, рік. Наприклад: 17 січня 2012 року слід писати: 17.01.12.

 4.3.4. Якщо порядковий номер місяця або числа складається  з  однієї цифри, то  перед нею проставляється 0.  Наприклад:  1 січня 2012 року слід писати: 01.01.12.

4.3.5. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат:  17 січня 2012 року.

4.3.6. Дата  на  документі  проставляється сільським головою або особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

4.3.7. Обов'язковому датуванню і  підписанню  підлягають  усі службові  відмітки  на документах,  пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції,  погодження,  візи,  відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

4.3.8. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на  спеціально  відведеному  для  цього місці  на бланку.  Якщо документ складено не на бланку,  його дата проставляється нижче підпису ліворуч.  Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

4.4. Індексація документів

 4.4.1. Індексація  документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів,  які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

 4.4.2. Індекси  вхідних  і створюваних сільською радою документів складаються з порядкових номерів  у  межах  групи  документів,  що реєструються, які відповідно до   завдань   пошуку   можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.

4.4.3. Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.

4.4.4. Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб.

4.4.5. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад: 415/01.11.2  .

 4.4.6. Під  час реєстрації документів, що містять інформацію про факти  корупції, на документі проставляється позначка "КД".

4.5.  Погодження документів

4.5.1. У разі потреби в оцінці  доцільності  документа,  його обгрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

4.5.2. Погодження може здійснюватися як в сільській раді - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.

4.5.3. Внутрішнє  погодження  проектів  документів, що розробляються на  виконання  законів  України,  постанов Верховної Ради України, актів  Президента України,  рішень  Кабінету  Міністрів  України, доручень  Прем'єр-міністра  України,  проводиться не пізніше ніж у 2-денний  строк  після  закінчення  їх  розроблення  безпосереднім виконавцем.  Проекти  таких  документів  розглядаються  сільським  головою невідкладно.

4.5.4. Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться установами, яким проекти надіслано для розгляду, у строк, визначений їх розробниками. 

4.5.5. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа  посадовою особою. Віза включає: особистий  підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування  посади  цієї особи.

               Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту  документа,  якщо  місця  для  цього  на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.

                Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в сільській  раді.

4.5.6. Зауваження і  пропозиції до проекту документа викладаються  на  окремому  аркуші,  про що на проекті робиться відповідна відмітка із зазначенням посади, підпису, прізвища та ініціалів, а також дати підпису.

4.5.7. Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ (сільському голові, секретарю сільської ради).

4.5.8. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним  грифом.  Гриф погодження ставиться,  нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування  посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування ради), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження.  

4.6. Засвідчення документів

4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

4.6.2. Документи в сільській раді підписуються сільським головою або секретарем сільської ради відповідно до їх  компетенції, встановленої статутом територіальної громади, регламентом  ради та цією Інструкцією.

4.6.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку),  особистого підпису, ініціалів і прізвища.

 4.6.4. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня сільський голова підписує всі примірники.

4.6.5. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі,  коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти,  фінансові документи тощо), двома або більше особами.  При цьому  їх  підписи  розміщуються  один  під  іншим у послідовності відповідно до посади.

  4.6.6. У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

 Протоколи засідань постійних комісій сільської  ради підписуються головуючим на їх засіданні і секретарем, наприклад:

Голова комісії                   (Підпис)     (Ініціали, прізвище)

Секретар комісії               (Підпис)     (Ініціали, прізвище)

4.6.7. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи,  яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом,  наприклад:  "в.о.", "заст.").

4.6.8. Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

4.6.9. Особливим  способом  засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується рішенням сесії сільської ради або розпорядженням сільського голови.

 4.6.10. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення,  інструкції,  правила  тощо) повинні  затверджуватися   рішенням сесії сільської ради або розпорядженням сільського голови відповідно до чинних нормативно-правових актів.

4.6.11. Якщо  документ  затверджується  конкретною  посадовою особою,  то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ",  найменування посади,  підпис,  ініціали і  прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

                                                                    «ЗАТВЕРДЖУЮ»                                    Сільський голова                                                                                                                                           (Підпис)

                       

                                                                                                  (Ініціали,прізвище)                                                                                                                           Дата

 4.6.12. Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

                                                                                                                         

                                                                                                        ЗАТВЕРДЖЕНО                                                                  розпорядженням сільського  голови
                                                                                                           20.04.10 N15

4.6.13. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

4.6.14. На документах, що  засвідчують  права  громадян  і юридичних  осіб,  фіксують  факт   витрати   грошових   коштів   і матеріальних   цінностей,   підпис  відповідальної  особи  повинен завірятися гербовою печаткою.

4.6.15. Гербова печатка  ставиться  також  на  Статуті територіальної громади села, положеннях сільської ради, договорах, посвідченнях, довіреностях.

4.6.16. Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається сільською радою на підставі чинних нормативно-правових актів.

 4.6.17. Печатка, яка відтворює найменування сільської ради («ДЛЯ ДОВІДОК»), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання. 

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька  літер  найменування  посади особи,  яка підписала документ.

 4.7.  Адресування документів

4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній  посадовій особі.  У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх  найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

                    Міністерство юстиції України

4.7.2. Якщо документ  надсилається  посадовій  особі, найменування установи  зазначається  у називному відмінку,  а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Фонд «Відродження»

Голові Фонду Іванову І.І.

 

4.7.3. У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу  найменування посади адресата, наприклад:

                                               Голові Державного комітету архівів України                                                                                      (Прізвище, ініціали)

 

 4.7.4. У разі потреби  в реквізиті  "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

 4.7.5. Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

                                                                                                           Головам районних рад

 

4.7.6. Документ не повинен мати  більше  чотирьох  адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться.

4.7.7. У  разі  надсилання  документа  більш як чотирьом адресатам  складається  список  на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.7.8. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма  запису  відомостей  про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

4.7.9. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

                                                                                                             Редакція журналу                                      "Архіви України"

                                     252110, МСП,  Київ-110,

                                     вул. Солом'янська, 24

 

4.7.10. У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

                                     327025, м. Миколаїв-25,

                                     Київське шосе, 67, кв. 4

                                     (Прізвище, ініціали)

 

4.7.11. У разі надсилання  документа  органам  законодавчої  і виконавчої  влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

     

4.8.  Резолюція

 

 4.8.1. Резолюція   -   це   напис   на  документі,  зроблений сільським головою або  секретарем сільської ради,  що містить вказівки щодо виконання документа.

 4.8.2. Резолюція  складається  з  таких  елементів:  прізвище виконавця   (виконавців), зміст доручення,  термін  виконання, особистий підпис керівника,  дата.  У  разі  коли  доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні  першою, якщо  в  документі  не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

4.8.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.  

4.8.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

4.8.5. Резолюція повинна проставлятися безпосередньо  на  документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання  резолюції  на  окремих  аркушах або спеціальних бланках допускається  у  разі,  коли  документ  підлягає  поверненню   або деталізується   порядок виконання документа   та   уточнюються виконавці.

     

4.9. Відмітки про проходження та виконання документів

 

 4.9.1.  Контроль  за  виконанням завдань, визначених законами України,  постановами  Верховної  Ради України, актами Президента України,  рішеннями  Кабінету  Міністрів  України  та  дорученнями Прем'єр-міністра   України,  здійснюється  згідно  з  орієнтовними графіками,  які у разі  потреби  розробляються  секретарем ради і подаються на затвердження сільському голові разом із зазначеними документами.

4.9.2. Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того,  що днем виконання завдань,  визначених законами України,  постановами Верховної Ради  України,  актами  Президента України,  рішеннями  Кабінету  Міністрів  України  та  дорученнями Прем'єр-міністра України,  вважається день реєстрації  в  селищній раді вихідних   документів,   що   містять   інформацію  про  виконання відповідних завдань.

4.9.3. Під час проходження документа в установі обов'язково робляться такі помітки:

·         про надходження  (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування  установи, дата надходження документа, індекс документа);

·         про взяття  документа  на  контроль - на лівому  полі першого аркуша документа (на рівні заголовка  до  тексту)  пишеться  слово "Контроль" або літера "К";

·         про виконання  документа  і  направлення  його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова "До справи" і номер справи,  в якій документ буде зберігатися,  дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця), наприклад:

     До справи N 06/24

     Питання вирішено позитивно

     у телефонній розмові 05.03.10

     (Посада, ініціали, прізвище)

 

·         відмітка "До  справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена;

·         про перенесення даних на машинний носій - на нижньому правому полі  першого  аркуша  документа  слова  "Перенесено  на  машинний носій", дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних).

 

4.9.4. Кожен документ повинен мати  відмітку  про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону,  які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:

     Бабенко 2  81 41

 

4.10. Оформлення копій документів

4.10.1. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу сільського голови або секретаря сільської ради.

4.10.2. Сільська рада може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються  в  ній.

4.10.3. Під час  вирішення  питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під  час  формування  особових  справ  працівників  сільська рада  може виготовляти копії документів,  виданих  іншими  установами  (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо), які засвідчуються    підписом   посадової   особи,   яка   підтверджує відповідність копії оригіналу.

4.10.4. Відмітка "Копія"  зазначається  у  верхній   правій   частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається зі слів "Згідно з оригіналом", найменування  посади,  особистого  підпису  особи,  яка засвідчує копію,  її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис" рукописним способом або з використанням відповідної печатки.

              

 

  4.11. Оформлення додатків до документів

4.11.1. Додатки  доповнюють,   пояснюють   окремі   питання документа  або документ в цілому.   Про   наявність   додатків зазначається  у  тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві  самого додатка.

 4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

·         додатки, що  затверджуються  або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

·         додатки, що  пояснюють   або   доповнюють   зміст   основного документа;

·         додатки, що  є  самостійними  документами  і  надсилаються із супровідним листом.

4.11.3.         Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

4.11.4.         У розпорядчому  документі  відомості  про  наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

 

"Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці (НОП) в установі за формою,  зазначеною у додатку 1".

4.11.5. Додатки до розпорядчого документа  повинні  мати  відмітку  з посиланням  на  цей  розпорядчий  документ,  його  дату  і  номер. Відмітка  робиться  на  верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:                                            

 

Додаток

до наказу Міністерства

                                            освіти і науки України

20.04.10 N 15

 

4.11.6. У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери,  наприклад:  Додаток 1,  Додаток 2 тощо.  Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

4.11.7. Додатки до   розпорядчих   документів  повинні  підписуватись  секретарем сільської ради або головним бухгалтером ради на  лицьовій  стороні останнього аркуша додатка.

   4.11.8. Відомості про   наявність   додатків   до   планів,   звітів, протоколів,  повідомлень,  листів  тощо  оформляються   у   такому порядку:

               якщо документ  має  додатки,  повна  назва  яких наводиться у тексті,  то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;

               якщо документ  має додатки,  повна назва яких не наводиться у тексті,  то їх необхідно перелічити після  тексту  із  зазначенням кількості  аркушів  у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

 

Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт на

         II квартал 2010 р. на 5 арк. в 1 прим.

 

 2. Графік розвантажувальних робіт на III квартал 2010  р.

         на 2 арк. в 1 прим.;

 

               якщо до документа додається інший документ, що має  додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

 

Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії 25.01.10 №4 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.;

   

               якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

 

               при великій  кількості додатків на них складається опис,  а в самому документі після тексту зазначається:

 

Додаток: відповідно до опису на _____ арк.;

 

                якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.

 

4.11.9. Текст документів, надрукованих на папері форматом А4, друкують через півтора міжрядкових  інтервали,  а  форматом  А5  - через один міжрядковий інтервал.

4.11.10. Тексти документів, що готуються до видання, друкуються через два міжрядкових інтервали.

4.11.11. Реквізити (крім тексту), які складаються  з  кількох рядків,  друкуються  через  один  міжрядковий  інтервал.  Складові частини реквізитів "Адресат",  "Гриф затвердження",  "Відмітка про наявність  додатка",  "Гриф погодження"  відокремлюються  один від одного 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

                                   ПОГОДЖЕНО

                                   1,5

                                   Заступник Міністра

                                   1

                                   юстиції України

                                   2

                                   (Підпис) (Ініціали, прізвище)

                                   1,5

                                   Дата

4.11.12. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2 - 3 міжрядковими інтервалами.

4.11.13. Назву виду документа друкують великими літерами.

4.11.14. Розшифровку  підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні  останнього  рядка  найменування  посади  без  пропуску  між ініціалами і прізвищем.

4.11.15. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків.

4.11.16. Якщо заголовок до тексту перевищує  150  знаків  (5  рядків), його  дозволяється  продовжувати  до  межі правого поля.  Крапка в кінці заголовка не ставиться.

4.11.17. Під час друкування  документів  використовують  вісім стандартних положень табулятора:

·         0 від  межі  лівого  поля  -  для  реквізитів  "Заголовок  до тексту", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка  про виконання документа і направлення його  до  справи",  найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф  погодження", засвідчувального напису "Згідно", а також слів "СЛУХАЛИ" "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ";

·         1 після 5 друкарських знаків - для початку абзаців у тексті;

·         2 після  16  друкарських  знаків  -  для  складання таблиць і трафаретних текстів;

·         3 після 24 друкарських  знаків  -  для  складання  таблиць  і трафаретних текстів;

·         4 після 32 друкарських знаків - для реквізиту "Адресат";

·         5 після   40   друкарських  знаків  -  для  реквізитів  "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

·         6 після 48 друкарських знаків -  для  розшифровки  підпису  в реквізиті "Підпис";

·         7 після  56  друкарських  знаків  -  для  складання таблиць і трафаретних  текстів,   а   також   для   кодів   за   Українським класифікатором  підприємств  і  організацій  (УКПО)  і Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

4.11.18. У наявності  кількох  грифів затвердження і погодження  їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0 і 5.

4.11.19. Якщо у тексті документа  йдеться  про  додатки  або виділене в  самостійний  абзац  посилання  на  документ, що став підставою  для  його  видання,  слова   "Додаток" і "Підстава" друкуються від положення табулятора 0, а текст до них - через один міжрядковий інтервал.

4.11.20. Під час оформлення документів на  кількох  і  більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

4.11.21. Номери сторінок  повинні  проставлятись  посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та  розділових знаків.

              

4.12.          Оформлення документів про відрядження

 

4.12.1. Службові  відрядження  працівників   здійснюються відповідно до плану роботи сільської ради з  урахуванням  асигнувань  за кошторисом витрат на відрядження.

4.12.2. Якщо виникає потреба у відрядженні поза планом, працівник пише доповідну записку на ім’я  голови, зазначає час, куди, на який строк і з якою метою відрядження

4.12.3. Після повернення з відрядження працівник доповідає сільському голові про виконання завдання і у триденний строк подає авансовий звіт за встановленою формою.

 

4.13. Підготовка та оформлення  документів до засідань виконкому, сесій

4.13.1. Засідання виконкомів та сесій сільської ради проводиться відповідно до затверджених планів їх роботи та в міру потреби.

4.13.2. Документи з питань, що вносяться на розгляд повинні подаватися не пізніше ніж за 5 днів до засідання . Ці документи  включають:

- доповідну записку;

- проект рішення

- довідку про погодження проекту

- список осіб, які запрошуються на засідання

4.13.4. Про кожне засідання складається протокол. Документи підготовлені на розгляд, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря.

 4.13.4. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань покладається на тих осіб, які готують питання до розгляду.

4.13.5. Секретар сільської ради контролює своєчасність подання документів на розгляд сесією сільської ради та перевіряє їх наявність і правильність  оформлення.

 4.13.6. Секретар сільської ради контролює своєчасність подання документів на засідання виконкому сільської ради та перевіряє їх наявність і правильність  оформлення.

У разі порушення встановленого порядку підготовки документів, секретар сільської ради   доповідає сільському голові, який вирішує, чи буде це питання розглядатись.

 

5. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів

 

5.1. Вихідні документи підлягають реєстрації. Не опускається надсилання або передача документів без реєстрації документів секретарем .

5.2. Під час приймання  від  виконавців  вихідних  документів секретарем сільської ради обов'язково перевіряється:

·         правильність оформлення  документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

·         правильність зазначення адреси;

·         наявність усіх необхідних підписів на документі  та  додатках до нього;

·         наявність віз  на  копії документа,  що залишається у справах органу;

·         наявність на документі відмітки про додатки;

·         відповідність кількості примірників кількості адресатів.

5.3. На оригіналах документів, які підлягають поверненню,  на  верхньому  правому полі першої сторінки ставиться позначка "Підлягає поверненню".

 5.4. Документи,  що надсилаються одночасно одному  і тому  ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.

5.5. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується  відправляти у  конвертах  з адресою одержувача та відправника,  що  виготовляються  заздалегідь машинописним   або друкарським способом.

5.6. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну  адресу (поштовий індекс,  область, район, місто,  вулиця, номер будинку).

5.7. У журналі зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія.

5.8. Документи, що доставляються кур'єром, передаються місцевим адресатам під розписку в розносній книзі.

5.9. Оригінали розпоряджень, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в установах, які є авторами цих документів. В інші установи надсилаються їх завірені копії.

5.10. Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що  відповідає  технічним  вимогам збереження носіїв записаної на них інформації.  Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

 

6.      Організація контролю за виконанням документів

 

6.1.            Завдання і порядок контролю за виконанням документів

 

 6.1.1. Сільська рада, відповідальна за виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, розробляє відповідні плани заходів та здійснює контроль за їх виконанням.

6.1.2. Відповідно  до  цієї  Інструкції контролю підлягає дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами  Президента  України, рішеннями Кабінету Міністрів України  та  дорученнями Прем'єр-міністра України, рішень сесій  ради, постійних та тимчасових контрольних комісій сільської ради, розпоряджень сільського голови, строків  розгляду  запитів і  звернень народних депутатів України, депутатів сільської ради, а також строків виконання управлінських рішень,  прийнятих за  результатами  розгляду  іншої кореспонденції.

6.1.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується  кількома  працівниками, відповідальним  за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

6.1.4. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України,  постановами Верховної Ради  України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра  України, здійснює   секретар сільської ради або відповідний спеціаліст апарату виконкому сільської ради відповідно до розподілу обов'язків. Безпосередній  контроль за виконанням   документів  покладається   на   секретаря .

    

6.2. Строки виконання документів

6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства .

6.2.2. У разі, коли строк виконання у документі не зазначено, сільська  рада самостійно визначає строк і порядок виконання, виходячи з цілей та складності завдання,  про що повідомляє співвиконавцям.

6.2.3. Якщо завдання потребує термінового виконання, у проекті резолюції до документа обов'язково зазначається конкретний строк.

 

 6.2.4. У разі, коли з об'єктивних причин виконати завдання в установлений строк неможливо, селищний голова визначає можливий новий строк, про  що повідомляє до закінчення раніше встановленого строку з викладенням  відповідного обґрунтування  органу чи посадовій особі, які встановили строк виконання завдання, і співвиконавцям.

6.2.5. Розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України,  актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, селищний голова особисто (відразу після реєстрації документа).

              

 6.3. Здійснення контролю за виконанням документів

 6.3.1. Контроль за виконанням документів  включає такі види робіт:

·         постановку документів (доручень) на контроль,

·         перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

·         попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

·         облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень); інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

·         повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, сесіях  сільської ради;

·         зняття документів з контролю;

6.3.2.  Контроль  за  виконанням  документів  здійснюється  в реєстраційному журналі

документів на контролі . Під час взяття документа на  контроль  на  лівому  полі  його першого аркуша проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник  ставиться до контрольної папки.

6.3.3. контроль за виконанням документів може провадитись за допомогою ПК. При автоматизованій формі контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.

6.3.4. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.

6.35. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі  робиться помітка про зняття з контролю.

6.3.6. Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються секретарем сільської ради і доповідаються сільському, селищному голові .

7. Складання номенклатур і формування справ

7.1. Складання номенклатур справ

-          Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві сільської ради, оформлений у відповідальному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

-          Номенклатура справ сільської ради розробляється секретарем сільської ради або спеціалістом, призначеним відповідальним за діловодство та погоджується з начальником районного архіву.

-          Кожна справа, включена до номенклатури справ повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) – індекс.

-          У кінці діловодного року номенклатура справ закривається підсумковим записом.

-          Номенклатура справ сільської ради щорічно в листопаді-грудні переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін затверджується сільським головою і погоджується з архівним відділом.

-          Номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню один раз на п’ять років або у разі змін.

7.2.Формування справ

-          Формування справ – це групування виконання документів у справи відповідно до номенклатури справ.

7.3.Оперативне зберігання документів.

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний підрозділ зберігаються за місцем їх формування, розміщується відповідно до номенклатури справ.

8. Підготовка справ до зберігання та використання

 

8.1.Підготовка  документів  до передачі в архівний відділ райдержадміністрації включає:
1)експертиза цінності документів;
2)оформлення справ;
 3)складання списків;
4)передача до архіву.
  8.2. Експертиза  цінності  документів полягає у визначенні їх цінності з метою  встановлення  строків  зберігання  документів  і відбору їх на державне зберігання.

 
 8.3. Для   організації   та  проведення  експертизи  цінності документів в сільській раді створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК).

 
8.4. Експертиза  цінності  документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типових,  відомчих)  документів  із зазначенням   строків   зберігання.   За  результатами  експертизи цінності документів  складаються  описи  документів  постійного  і тривалого  термінів  зберігання  та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

 
 8.5. Виділення документів для знищення  і  складання  про  це акта  провадиться  після  підготовки  описів  справ  постійного  і тривалого строків зберігання за цей же період;  акти про виділення документів    для   знищення,   що   не   підлягають   зберіганню, розглядаються на засіданнях ЕК  одночасно  з  описами  справ.    Акти затверджуються сільським головою  після затвердження описів справ постійного    зберігання   експертно-перевірною   комісією   (ЕПК) відповідного державного архіву .

 
8.6. Після затвердження акта  про  виділення  документів  для знищення  зазначені  документи  знищуються  членами ЕК.

 
8.7. За    результатами   експертизи   цінності   документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу.

 
8.8. Описи   справ   складаються архівним відділом райдержадміністрації.

 
8.9. Закінчені  діловодством  справи  постійного і тривалого строків   зберігання    передаються в архівний відділ райдержадміністрації  через  два  роки  після   завершення   їх   у діловодстві (наприклад,  справи за 2004 рік передаються в архівний відділ у  2007  році).  
  Передача справ в архівний підрозділ установи здійснюється  за графіком,  складеним архівом,  затвердженим головою райдержадміністрації.
     Якщо окремі  справи  необхідно  залишити  у  діловодстві  для поточної роботи, архівний підрозділ установи оформляє видачу справ у тимчасове користування.
 8.10. Прийом   (передача)    кожної    справи    здійснюється працівником   архівного  відділу   в   присутності  працівника сільської ради   лише   після   проведення   експертизи    її науково-історичної цінності,  повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і  тривалого  строку  зберігання  передаються  в архівний  відділ  за  описами.  При  цьому  на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. В кінці  кожного  примірника  опису  начальник архівного відділу розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами  і  літерами  кількості  переданих до архівного підрозділу справ,  проставляє  дату.  Один   примірник   опису   повертається сільській раді,   всі   інші  залишаються  в  архівному відділі.
     8.11. Справи  передаються  до  архівного  підрозділу установи зв'язаними належним чином.

9.Механізація і автоматизація діловодних процесів

9.1. Механізація і автоматизація діловодних процесів є обов’язковою умовою раціональної організації діловодства.

 Секретар сільської ради                                                        В. Поліщук

 

 

СТРОКИ

виконання основних документів

 

      1. Запит народного депутата України - не пізніше, ніж у п'ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк.

     Якщо запит народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об'єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб'єктам внесення запиту.

     2. Звернення народного депутата України (депутата місцевої ради) - протягом не більш як 10 днів з дня надходження.

     У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України  (депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це  офіційним листом  із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського  звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.

     3. Протест прокурора на акт, що суперечить  закону, - у десятиденний строк після його надходження. Про наслідки  розгляду протесту в той самий строк повідомляється прокурору.

     Письмовий припис прокурора про усунення  порушень закону - негайно, про що повідомляється прокурору.

     Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і  умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше ніж у місячний строк слід вжити  відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їх спричиняють, і про наслідки повідомити прокурору.

     Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення - у десятиденний строк після її надходження,  якщо інше не встановлено законом.

     4. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об'єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб'єктів  владних  повноважень (далі - запитувачі),  та надання відповіді на запит на інформацію - не більше  п'яти  робочих днів від дня надходження запиту.

     У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи,  про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту,  аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні  події,  що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не  пізніше ніж  протягом 48 годин  з дня надходження запиту.

     У разі коли  запит стосується великого обсягу інформації або потребує  пошуку  інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може  продовжити  строк розгляду запиту до 20 робочих днів  з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п'яти робочих днів з дня надходження запиту.

     Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли  запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки  у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

     5. Звернення громадян - не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.

     Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, селищний голова встановлює необхідний строк для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

     6. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня -  до зазначеного в них строку.

     7. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до двох днів, решта - протягом 10 днів.

 

 

 Секретар сільської ради                                                         В. Поліщук

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПЕРЕЛІК

документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою

 

     1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).

     2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

     3. Довідки (лімітні;  про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).

     4. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво,  підряди,  оренду приміщень; про виконання робіт тощо).

     5. Документи  (довідки,  посвідчення  тощо),  що  засвідчують права громадян і юридичних осіб.

     6. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.

     7. Завдання (на  проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

     8. Заявки (на обладнання тощо).

     9. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

     10. Кошторис витрат (на утримання апарату; на  калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).

     11. Листи  гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

     12. Номенклатури справ.

     13. Описи справ.

     14. Протоколи сесій, засідань виконкому.

     15. Рішення сесії, рішення виконкому

     16. Посвідчення про відрядження.

     17. Спільні  документи,  підготовлені від імені двох і більше установ.

     18. Титульні списки.

     19. Трудові книжки.

     20. Штатні розписи.

 

 

 

Секретар сільської ради                                                             В. Поліщук

 

 

 

 

 

 

 

 

ПЕРЕЛІК

документів, що не підлягають  реєстрації

 

1. Листи, що надійшли в копії до відома.

2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.

     3. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

     4. Зведення та інформація, надіслані до відома.

     5. Навчальні плани, програми (копії).

     6. Рекламні   повідомлення,    плакати,    програми    нарад, конференцій тощо.

     7. Прейскуранти (копії).

     8. Норми витрат матеріалів.

     9. Вітальні листи і запрошення.

     10. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

     11. Наукові звіти за темами.

     12. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

     13. Форми статистичної звітності.

     14. Договори.

     15. Повідомлення   про  засідання,  наради,  збори  і  порядок денний.

  

 

Секретар сільської ради                                                           В. Поліщук

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Код для вставки на сайт

Вхід для адміністратора

Авторизація в системі електронних петицій

Ще не зареєстровані? Реєстрація

Реєстрація в системі електронних петицій


Буде надіслано електронний лист із підтвердженням

Потребує підтвердження через SMS


Вже зареєстровані? Увійти

Відновлення забутого пароля

Згадали авторизаційні дані? Авторизуйтесь